KI an der GL-Sitzung: Entscheidungsgrundlage vorbereiten

Eine KI-GL-Sitzung scheitert selten an fehlenden Ideen. Sie scheitert daran, dass über Tools gesprochen wird, bevor die Geschäftsleitung geklärt hat, welches Problem sie lösen, welches Risiko sie tragen und welchen Rahmen sie setzen will.

Eine gute Sitzung endet deshalb nicht mit «Wir testen mal etwas». Sie endet mit wenigen klaren Entscheiden: Zielbild, Verantwortlichkeit, erste Zielgruppen, Spielregeln und ein nächster überprüfbarer Schritt.

Was muss die GL zu KI entscheiden?

Die Geschäftsleitung muss nicht jedes Tool auswählen. Sie muss die Voraussetzungen schaffen, damit Mitarbeitende KI sinnvoll und verantwortungsvoll einsetzen können.

Die zentralen Entscheide sind:

1. Welchen Nutzen verfolgt ihr? Zum Beispiel bessere Qualität, schnellere Vorbereitung, Entlastung bei Routinearbeit oder bessere Kundenkommunikation.
2. Wo beginnt ihr? Mit einer Zielgruppe, einem Prozess oder einem begrenzten Piloten statt mit einem unternehmensweiten Toolversprechen.
3. Welche Risiken akzeptiert ihr nicht? Daten, Urheberrecht, Fehlentscheide, Transparenz und Abhängigkeit gehören auf den Tisch.
4. Wer trägt Verantwortung? KI ist ein Führungsthema mit Beiträgen von IT, HR, Fachbereichen und Datenschutz, aber ohne klaren Owner bleibt es ein Nebenprojekt.
5. Wie baut ihr Kompetenz auf? Lizenzen ohne Befähigung erzeugen weder Wirkung noch Sicherheit.
6. Woran messt ihr Fortschritt? Nicht an der Zahl gekaufter Lizenzen, sondern an Nutzung, konkreten Anwendungen und Qualität.

Welche Fragen sollte die GL stellen?

Diese Fragen machen aus einer “Tool-Diskussion” ein Führungsgespräch:

• Welche wiederkehrenden Aufgaben kosten unsere Teams unverhältnismässig viel Zeit?
• Wo kann KI Mitarbeitende unterstützen, ohne die fachliche Verantwortung zu ersetzen?
• Welche Daten oder Entscheidungen sind besonders sensibel?
• Welche Teams nutzen KI bereits, offiziell oder inoffiziell?
• Welche Kompetenzen fehlen heute konkret?
• Welche bestehenden Systeme und Verträge begrenzen oder ermöglichen unseren Weg?
• Was wäre in 90 Tagen ein glaubwürdiger erster Fortschritt?
• Was lassen wir bewusst noch sein?

Vorsicht bei Fragen wie «Welches ist das beste Tool?». Sie sind nicht falsch, aber zu früh. Erst Ziel, Einsatzbereich und Schutzbedarf ergeben sinnvolle Kriterien für eine Toolentscheidung.

Welche Unterlagen brauchst du für eine Entscheidungsgrundlage?

Eine belastbare Entscheidungsgrundlage passt auf wenige Seiten. Sie muss Orientierung geben, nicht ein vollständiges Innovationsprogramm simulieren.

1. Ausgangslage

• Welche Tools und Lizenzen existieren bereits?
• Welche Nutzung ist sichtbar, welche nicht?
• Welche Richtlinien oder Datenschutzvorgaben bestehen?
• Welche Erwartungen und Sorgen kommen aus den Teams?

2. Chancen mit Bezug zur Arbeit

Benenne drei bis fünf plausible Anwendungsfelder. Nicht «KI macht uns produktiver», sondern beispielsweise «Entwürfe schneller vorbereiten», «Wissen auffindbar machen» oder «Kundenkommunikation strukturieren».

3. Risiken und Leitplanken

Führe konkret auf, welche Eingaben verboten sind, wann Ergebnisse geprüft werden müssen, welche Tools zulässig sind und wo eine Freigabe erforderlich ist. Dazu erstellst du am besten eine KI-Richtlinie. Was diese beinhaltet und wie du diese aufsetzt findest du im Beitrag “KI-Richtlinie für Mitarbeitende: Was muss rein?”

4. Kompetenz- und Change-Bedarf

Welche Zielgruppen brauchen welche Grundlagen? Wo braucht es Live-Training, wo reicht Selbstlernen? Und wie stellst du sicher, dass Mitarbeitende mit echten Aufgaben üben?

5. Vorschlag für die ersten 90 Tage

Definiere einen kleinen, messbaren Start: Pilotgruppe, Ziel, Lernformat, Regeln, Verantwortliche und ein Datum für die Auswertung.

Kopiervorlage: Agenda für 60 Minuten

1. 5 Min. Ziel der Sitzung: Welchen Entscheid wollen wir heute treffen?
2. 10 Min. Ausgangslage: Tools, Nutzung, Risiken, bisherige Erfahrungen.
3. 15 Min. Chancen: Drei priorisierte Arbeitsfelder mit Nutzenhypothese.
4. 10 Min. Leitplanken: Daten, Freigaben, Verantwortlichkeiten, Richtlinie.
5. 10 Min. Befähigung: Zielgruppen, Lernbedarf, Begleitung.
6. 10 Min. Beschluss: Pilot, Owner, Ressourcen, Messpunkt nach 90 Tagen.

Was muss der Verwaltungsrat zu KI wissen?

Der Verwaltungsrat braucht nicht operatives Prompting-Wissen. Er braucht Transparenz darüber, wie die Geschäftsleitung Chancen und Risiken steuert.

Dazu gehören:

• strategische Relevanz für Geschäftsmodell und Wettbewerbsfähigkeit
• wesentliche Rechts-, Daten- und Reputationsrisiken
• Verantwortlichkeiten und Kontrollmechanismen
• Stand des Kompetenzaufbaus
• Kriterien für grössere Investitionen oder kritische Anwendungen

Eine klare, kurze Berichterstattung ist hilfreicher als ein Technologieüberblick. Der Verwaltungsrat sollte erkennen können, ob die Organisation KI bewusst führt oder ob sie sich still in Einzelinitiativen entwickelt.

Fazit: Erst die Entscheidung, dann das Tool

Eine gute GL-Sitzung macht KI führbar. Sie übersetzt die diffuse Frage «Was machen wir mit KI?» in einen konkreten, verantwortbaren nächsten Schritt. Das verhindert Aktionismus und schafft die Grundlage dafür, dass Mitarbeitende nicht nur Zugriff auf Tools haben, sondern wirklich damit arbeiten können.

Nächster Schritt: Bereite die obige Agenda mit deiner Ausgangslage vor. Wenn du Unterstützung bei Reifegrad, Richtlinie oder Pilotdesign brauchst, klären wir die Entscheidungsgrundlage in einem kompakten Arbeitsgespräch.

Häufige Fragen

Wer sollte an der ersten KI-GL-Sitzung teilnehmen?

Neben der Geschäftsleitung sollten jene Rollen vertreten sein, die Umsetzung und Risiken mittragen: je nach Organisation IT, HR, Datenschutz, Fachbereichsverantwortung und allenfalls Compliance. Entscheidend ist nicht die Grösse der Runde, sondern ein klarer Entscheidauftrag.

Muss die GL zuerst eine KI-Strategie verabschieden?

Nicht zwingend. Ein klarer 90-Tage-Pilot mit Ziel, Leitplanken, Verantwortlichkeit und Messpunkt ist oft der bessere erste Schritt. Daraus kann anschliessend eine tragfähige Strategie entstehen.

Welche Kennzahlen gehören in die Entscheidungsgrundlage?

Starte mit wenigen Kennzahlen: aktive Nutzung, Anzahl getesteter Anwendungsfälle, Zeit- oder Qualitätsgewinn in klar definierten Aufgaben, Schulungsfortschritt und relevante Risiken oder Vorfälle. Lizenzanzahl allein ist keine Wirkungskennzahl.